GED signifie « Gestion électronique des documents ». C’est un système informatisé qui permet de gérer de manière électronique les documents et informations au sein d’une organisation. La GED stock, les classe et recherche de manière efficace et sécurisée vos documents. Elle permet de réduire la quantité de papier utilisé et d’optimiser la gestion des documents. Grace à la GED, vous gagnerez du temps et améliorerez votre productivité.

La mise en place d’un système de gestion électronique de documents (GED) présente de nombreux avantages tels que :

1. Gagner en efficacité. La GED permet de stocker, d’organiser et de récupérer facilement les documents. Ce processus vous permettra de gagner du temps dans la gestion des documents.
2. Réduire les coûts. La gestion papier des documents peut coûter cher en termes de stockage, de traitement et de distribution. La GED permet de réduire ces coûts en éliminant le besoin de stocker et de traiter les documents papier.
3. Améliorer la sécurité. La GED permet de contrôler l’accès aux documents en fonction des rôles et des autorisations des utilisateurs. Cette fonctionnalité améliore la sécurité des documents confidentiels.
4. Faciliter la collaboration. La GED permet de partager les documents entre les membres de votre équipe de manière sécurisée. Ceci facilite la collaboration et la communication.
5. Respecter les normes et les réglementations. La GED peut aider à respecter les normes et les réglementations en matière de stockage et de gestion des documents, en offrant des fonctions de suivi et d’audit.

En somme, la mise en place d’un système de gestion électronique de documents peut apporter de nombreux avantages à une entreprise ou une organisation, et améliorer considérablement la gestion des documents.

La mise en place d’une peut varier en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Voici quelques étapes générales pour déployer une GED :

1. Évaluez les besoins et les objectifs de votre entreprise ou organisation. Identifiez les documents qui doivent être stockés, consultés et partagés et les processus métier qui seront améliorés par une GED.
2. Choisissez la solution de GED la plus appropriée pour votre entreprise. Il existe plusieurs options de GED, allant des logiciels open source aux solutions d’entreprise complètes. Recherchez les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que la capture de documents, l’indexation ou la récupération de documents.
3. Configurez le système de GED. Installez et configurez le système de GED en fonction de vos besoins spécifiques. Cela peut inclure la configuration des permissions utilisateur, la création de champs de métadonnées personnalisés pour l’indexation et la recherche, et la définition de workflows pour l’approbation et la validation des documents.
4. Numérisez et importez les documents existants. Si vous avez des documents papier existants, vous devrez les numériser et les importer dans le système de GED. Vous pouvez également importer des documents électroniques existants à partir de votre système de fichiers ou d’autres applications.
5. Former les utilisateurs : Assurez-vous que les utilisateurs comprennent comment utiliser le système de GED, notamment comment rechercher et récupérer des documents, ajouter des documents, et comment travailler avec des workflows.
6. Mettez en place des processus et des politiques pour l’utilisation de la GED : Définissez des politiques pour la gestion des documents, y compris la gestion des versions et la durée de conservation. Élaborez des processus pour la soumission, l’approbation et la validation des documents, et pour l’accès et la gestion des permissions utilisateur.
7. Surveillez et maintenez le système : Assurez-vous de surveiller régulièrement le système de GED pour détecter les problèmes et les pannes. Planifiez des mises à jour et des mises à niveau régulières pour garantir la sécurité et la compatibilité du système.

Le déploiement d’un système de GED peut être un processus complexe, mais une fois en place, il peut aider votre entreprise à gérer efficacement les documents, à améliorer les processus métier et à accroître la productivité globale.

Une GED (gestion électronique de documents) est un système informatisé qui permet de gérer et d’organiser des documents électroniques. Les principales fonctions d’une GED sont les suivantes :

1. Capture et numérisation : la GED permet de capturer et de numériser des documents physiques pour les stocker sous forme électronique.
2. Indexation : la GED permet de classer et d’indexer les documents numérisés pour faciliter leur recherche et leur accès.
3. Stockage : la GED permet de stocker les documents numérisés de manière sécurisée pour éviter la perte ou la destruction des données.
4. Gestion des versions : la GED permet de gérer les différentes versions d’un document pour suivre l’évolution des modifications apportées au fil du temps.
5. Recherche et accès : la GED permet de rechercher et d’accéder facilement aux documents numérisés en fonction des critères d’indexation.
6. Sécurité : la GED permet de contrôler l’accès aux documents numérisés pour garantir la confidentialité et la sécurité des données.
7. Partage et collaboration : la GED permet de partager des documents avec d’autres utilisateurs autorisés et de collaborer sur des projets en temps réel.

En résumé, la GED permet de faciliter la gestion des documents électroniques en les organisant, en les classant, en les stockant et en les sécurisant pour une recherche et un accès rapides.

Lorsque vous choisissez un multifonction pour une GED (Gestion Électronique de Documents), il est important de prendre en compte plusieurs critères pour vous assurer qu’il répondra à vos besoins.

Voici quelques éléments à considérer :

1. Fonctionnalités de numérisation : Assurez-vous que le multifonction dispose de fonctions de numérisation de haute qualité. Les options de numérisation recto-verso, de numérisation couleur et de numérisation de documents de différentes tailles sont importantes.
2. Vitesse de numérisation : Si vous avez un grand volume de documents à numériser, il est important de vérifier la vitesse de numérisation du multifonction.
3. Capacité de stockage : Si vous souhaitez stocker les documents numérisés sur le multifonction, vérifiez la capacité de stockage de l’appareil.
4. Fonctionnalités de copie et d’impression : Assurez-vous que le multifonction dispose des fonctionnalités de copie et d’impression dont vous avez besoin, telles que la capacité de copier en recto-verso, d’imprimer en couleur, et de changer la taille de l’impression.
5. Connectivité : Vérifiez que le multifonction dispose de connectivité Wi-Fi et Ethernet pour une utilisation facile avec vos autres appareils.
6. Logiciel de gestion de documents : Recherchez des multifonctions qui incluent des logiciels de gestion de documents pour vous aider à organiser et à classer vos documents numérisés.

En résumé, un bon multifonction pour une GED doit être capable de numériser rapidement et efficacement des documents de différentes tailles, offrir des fonctionnalités d’impression et de copie de haute qualité, disposer d’une capacité de stockage suffisante et être facilement connectable à d’autres appareils.

Une GED, ou Gestion Electronique de Documents, s’adresse à tout type d’entreprise qui gère un grand nombre de documents, qu’il s’agisse de documents papier ou électroniques. La GED permet d’organiser, de stocker, de rechercher, de partager et de sécuriser l’ensemble des documents de l’entreprise.

Ainsi, une entreprise de toute taille et de tout secteur peut bénéficier d’une solution de GED, que ce soit une petite entreprise, une entreprise de taille moyenne ou une grande entreprise. Les entreprises qui sont susceptibles de gérer de grands volumes de documents, telles que les cabinets d’avocats, les banques, les compagnies d’assurance, les administrations publiques, les services de santé, les entreprises de l’industrie manufacturière, les entreprises de services professionnels et les entreprises de technologie, sont particulièrement intéressées par les solutions de GED.